Tilauksestani vaikuttaisi puuttuvan tuotteita. Mitenkäs nyt toimitaan?

Aika ajoin saamme sähköpostia asiakkaaltamme, joka kertoo, että lähetyksestä puuttuu yksittäinen tuote tai tuotteita. Vaikka tämä totta kai on aina mahdollista niin kauan kun toimitusketjussa on inhimillisiä muuttujia – niin:

Oikeasti puuttuvia tuotteita on lähetyksissä aivan äärimmäisen harvoin ilman, että me siitä tietäisimme, tai olisimme mahdollisista puutteista jo etukäteen asiakastamme informoineet.

Miten tämä on mahdollista? Kaikki vaatteiden painaminen on mitä enimmissä määrin sarjatuotantoa. Tästä syystä meidän on jo vuosia sitten ollut pakko kehittää niin sanotusti ”pomminvarma” tapa estää puutteelliset lähetykset.

Järkisysteemi puutteiden estämiseen on ollut pakko kehittää siksi, että todella usein vaatetilauksissa tietty ihminen valitsee tietyn värin ja koon.

Jos tuote puuttuisi lähetyksestä on sekä tuotteen valitsijalla että erän tilaajalla takuuvarmasti paha mieli, koska yksittäistä tuotetta ei voida sarjatuotantotekniikoin tuottaa. Siksi puutteita pitää pystyä välttämään kaikin keinoin.

Miten estämme sen, että lähetyksistä ei puutu yhtään tuotetta?

Olemme kehittäneet tuotantoon 3-vaiheisen prosessin, jossa kaikki tuotteet, värit ja koot lasketaan ja dokumentoidaan jokaisessa vaiheessa:

1. Kun blankot vaatteet puretaan valmistajalta tulleesta lähetyksestä, ihminen laskee huolellisesti kaikki tuotteet, koot ja värit ennenkuin työlle annetaan painolupa. Tämä lukema kirjataan työdokumentaatioon.
2. Kun vaatteet painetaan, painokone laskee automaattisesti jokaisen painatuskerran. Eli, jos teemme esimerkiksi 100 t-paitaa yhdellä painatuksella, työn lopuksi painokoneella seisoo lukema 100. Jos painatuksia olisi esimerkiksi sekä edessä että selässä, olisi tämä lukema 200, ja niin edelleen. Tämä painokoneen lukema kirjataan työdokumentaatioon.
3. Kun painetut vaatteet pakataan, laskee ihminen (pakkaaja) uudelleen kaikki tuotteet, värit ja koot, jotka lähetettäviin laatikoihin päätyy. Myös tässä kolmannessa laskuvaiheessa vielä kertaalleen määrät kirjataan työdokumentaatioon ja samalla tarkistetaan, että määrät edelleen täsmäävät.

Tämä prosessi takaa äärimmäisen suurella todennäköisyydellä sen, että asiakkaallemme päätyvässä lähetyksessä on oikea määrä tuotteita – jos vain kuriirin toimittamat laatikot ovat saapuessa täysin ehjiä, eikä ”pakettimonsteri” ole päässyt niihin reikiä puraisemaan.

Mitkä ovat tyypillisimmät syyt puuttuviin tai ”puuttuviin” tuotteisiin?

Kuten todettua, aina kun ihmiset tekevät, sattuu virheitä – huolimatta siitä millainen prosessi virheiden estämiseksi on kehitetty. Kun asiakkaamme ottaa meihin yhteyttä ja kertoo laatikoista puuttuvista tuotteista, on useimmiten syynä jompi kumpi seuraavista kahdesta syystä.

1. Tehdasvirheellinen tuote, joka on huomattu liian myöhään

Kesken tuotannon on huomattu vasta painatus- tai pakkausvaiheessa, että valmistajalta on eksynyt erään tehdasvirheellinen tuote (esimerkiksi reikä, tahroja, sauma rikki). Tällöin painaja tai pakkaaja kirjaa virheellisen tuotteen työdokumentaatioon ja ilmoittaa siitä tuotantopäällikölle. Tuotantopäällikkö puolestaan ilmoittaa virheellisestä tuotteesta asiakaspalvelijalle ja asiakaspalvelijan tehtävään jää asiakkaan informointi.

Aina joskus tässä ketjussa sattuu valitettavasti ihmisten välillä tietokatkos. Tällöin asiakaspalvelijan ja siten myös asiakkaan tietämättä lähetyksestä on otettu pois tehdasvirheellinen tuote, mutta tieto ei ole kulkenut oikein asiakkaallemme asti.

Mikäli näin on käynyt, selviää asia poikkeuksetta työdokumentaatiosta jälkeenpäin ja tietenkin hyvitämme laskulla aivan kaikki tehdasvirheelliset tai muut tuotteet, joita emme ole pystyneet perille asti toimittamaan.

Silloin tällöin (yksinkertaisissa töissä) on mahdollista painaa tuote manuaalikoneella myös yksittäisenä, mutta tämä ei onnistu aina.

2. Tilauksesta ei ole oikeasti puuttunut tuotteita

Kun vaikuttaa siltä, että tilauksesta puuttuu tuote/tuotteita, emme tietenkään halua olla ylimielisiä ja väittää etteikö se olisi mahdollista.

Kokemuksemme mukaan yllättävän usein on käynyt kuitenkin asiakkaamme omissa tiloissa niin, että joku henkilö on ehtinyt vaatteiden tilaajan tietämättä nappaamaan laatikosta vaatteen ja unohtanut informoida tästä niiden tilaajaa.

Tämä on se inhimillinen erhe, joka asiakkaamme päässä puolestaan melko usein sattuu ja moni ilmoittaakin anteeksi pyydellen, että tuote/tuotteet löytyivät sittenkin. Me emme tästä ota nokkiimme – virheitä sattuu silloin tällöin näinkin päin ja elämä jatkuu.